1. Onvolledige facturen
Een van de meest gemaakte fouten is het versturen van onvolledige facturen. Het komt vaak voor dat belangrijke gegevens ontbreken, zoals het factuurnummer, de datum, of de BTW-gegevens. Dit kan niet alleen voor verwarring zorgen bij je klant, maar ook vertragingen veroorzaken in de betaling. Zorg ervoor dat je facturen altijd de volgende gegevens bevatten:
- Je bedrijfsnaam en adres
- Contactgegevens
- Factuurnummer en datum
- BTW-nummer (indien van toepassing)
- Een duidelijke beschrijving van de geleverde diensten of producten
- Het totaalbedrag inclusief BTW
- Betalingsvoorwaarden
Met een facturatiesysteem zoals NumNum.be kun je sjablonen maken die ervoor zorgen dat je geen belangrijke details vergeet.
2. Vergeten betalingsherinneringen
Het opvolgen van facturen is minstens zo belangrijk als het versturen ervan. Het komt vaak voor dat bedrijven vergeten om tijdig betalingsherinneringen te sturen. Dit kan leiden tot onnodige vertragingen in betalingen en zelfs tot cashflowproblemen. Gelukkig kun je dit eenvoudig automatiseren. Door een betrouwbaar facturatiesysteem te gebruiken, kun je automatische herinneringen instellen die je klanten op tijd herinneren aan hun openstaande betalingen. Dit bespaart je tijd en voorkomt ongemakkelijke gesprekken.
3. Foutieve berekeningen
Iedereen maakt wel eens een foutje, maar bij factureren kunnen foutieve berekeningen je duur komen te staan. Een verkeerd berekend BTW-percentage of een fout in het aantal uren of producten kan je geloofwaardigheid aantasten en zorgt voor extra werk om het recht te zetten. Zorg ervoor dat je altijd de berekeningen dubbelcheckt voordat je een factuur verstuurt. Gebruik een geautomatiseerd facturatiesysteem om menselijke fouten te minimaliseren.
4. Geen opvolging van openstaande facturen
Het is belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van je openstaande facturen. Veel ondernemers vergeten om regelmatig hun facturen na te lopen, waardoor openstaande bedragen ongemerkt oplopen. Dit kan uiteindelijk je cashflow ernstig verstoren. Maak gebruik van een facturatiesysteem dat je helpt om eenvoudig bij te houden welke facturen nog niet betaald zijn en welke herinneringen verstuurd moeten worden.
Conclusie
Fouten bij het factureren zijn makkelijk te voorkomen als je gebruik maakt van de juiste tools en processen. Door te zorgen voor volledige facturen, tijdige herinneringen, correcte berekeningen en een goede opvolging van openstaande facturen, kun je veel problemen vermijden. Een betrouwbaar facturatiesysteem zoals NumNum.be kan je hierbij helpen, zodat je je kunt concentreren op wat echt belangrijk is: het laten groeien van je bedrijf.
Vergeet niet, een soepel facturatieproces is niet alleen goed voor je administratie, maar draagt ook bij aan een gezonde en stabiele cashflow. Dus neem even de tijd om je facturatiesysteem te optimaliseren en voorkom deze veelgemaakte fouten in de toekomst!
