1. Onvolledige facturen
Een van de meest gemaakte fouten is het versturen van onvolledige facturen. Vaak ontbreken belangrijke gegevens, zoals het factuurnummer, de datum of de btw-gegevens. Dat zorgt voor verwarring bij je klant en vertraagt de betaling. Zet minstens dit op je factuur:
- Je bedrijfsnaam en adres
- Contactgegevens
- Factuurnummer en datum
- Btw-nummer (indien van toepassing)
- Een duidelijke beschrijving van de geleverde diensten of producten
- Het totaalbedrag inclusief btw
- Betalingsvoorwaarden
Met een facturatieprogramma zoals NumNum maak je sjablonen, zodat je geen belangrijke details vergeet.
2. Vergeten betalingsherinneringen
Het opvolgen van facturen is minstens zo belangrijk als het versturen ervan. Het komt vaak voor dat bedrijven vergeten om tijdig betalingsherinneringen te sturen. Dit kan leiden tot onnodige vertragingen in betalingen en zelfs tot cashflowproblemen. Gelukkig kun je dit eenvoudig automatiseren. Door een betrouwbaar facturatiesysteem te gebruiken, kun je automatische herinneringen instellen die je klanten op tijd herinneren aan hun openstaande betalingen. Dit bespaart je tijd en voorkomt ongemakkelijke gesprekken.
3. Foutieve berekeningen
Iedereen maakt wel eens een foutje, maar bij factureren kunnen foutieve berekeningen je duur komen te staan. Een verkeerd berekend btw-percentage of een fout in het aantal uren of producten kan je geloofwaardigheid aantasten en zorgt voor extra werk om het recht te zetten. Zorg ervoor dat je altijd de berekeningen dubbelcheckt voordat je een factuur verstuurt. Gebruik een geautomatiseerd facturatiesysteem om menselijke fouten te minimaliseren.
4. Geen opvolging van openstaande facturen
Het is belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van je openstaande facturen. Veel ondernemers vergeten om regelmatig hun facturen na te lopen, waardoor openstaande bedragen ongemerkt oplopen. Dit kan uiteindelijk je cashflow ernstig verstoren. Maak gebruik van een facturatiesysteem dat je helpt om eenvoudig bij te houden welke facturen nog niet betaald zijn en welke herinneringen verstuurd moeten worden.
Zo vang je deze fouten op in NumNum
Elke factuur krijgt een nummer volgens jouw nummering en een gestructureerde mededeling. Blijft een betaling uit, dan volgen herinneringen ze op, volgens jouw schema en met jouw teksten. Komt het geld binnen, dan punt je bankkoppeling de factuur vanzelf af. Probeer het gratis
