Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor bijna elke Belgische ondernemer. Er zijn uitzonderingen, en misschien hoor jij daarbij. In dit artikel leggen we het je eenvoudig uit: wie moet e-factureren, wie niet, en waar je op moet letten als je klanten hebt die vrijgesteld zijn.
Wat is e-facturatie precies?
We hebben het hier niet over een PDF die je mailt naar je klant. Een echte e-factuur is een digitaal bestand in een vast formaat (zoals Peppol BIS 3.0), dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. De factuur gaat rechtstreeks van jouw systeem naar dat van je klant, zonder bijlage.
Wie moet e-facturen sturen?
Heel kort:
- Alle btw-plichtige bedrijven in België
- Die producten of diensten leveren aan andere btw-plichtige bedrijven
- En waarbij de factuur betrekking heeft op een btw-belaste transactie in België
Werk je dus B2B én factureer je met btw? Dan moet je overstappen. De officiële uitleg vind je bij de FOD Financiën.
Deze ondernemingen zijn vrijgesteld
Er zijn vier grote uitzonderingen. Herken jij jezelf hierin? Dan ben je (voorlopig) vrijgesteld van de e-factuurplicht.
1. Je zit in een faillissement
Is je onderneming failliet verklaard? Dan hoef je geen e-facturen meer te sturen of te ontvangen.
2. Je hebt enkel een Belgisch btw-nummer, maar geen vaste vestiging
Heb je geen vaste plek in België (zoals een kantoor, werkplaats of magazijn)? Dan valt e-facturatie voor jou buiten scope.
3. Je werkt met een forfaitair btw-stelsel
Ben je een kleine ondernemer met een forfaitaire regeling (bijv. in de horeca of landbouw)? Dan moet je nog niet overschakelen. Al zal die regeling tegen 2028 sowieso verdwijnen.
4. Je levert enkel vrijgestelde prestaties (art. 44 Btw-wetboek)
Denk aan dokters, verzekeringsmakelaars, of onderwijsinstellingen. Zij hoeven geen e-facturen te sturen, omdat hun diensten volledig btw-vrij zijn.
Let op: zelfs als jij geen e-facturen moet sturen, moet je ze wél kunnen ontvangen
Sinds januari 2026 moet bijna elke onderneming met een Belgisch btw-nummer ook e-facturen kunnen ontvangen. Alleen bedrijven zonder vaste inrichting of die failliet zijn, ontsnappen daaraan. Zorg dus dat je boekhouding of facturatiesoftware daarop voorbereid is.
Mag je nog een PDF sturen?
Neen, niet als je onder de verplichting valt. Sinds januari 2026 moet je een e-factuur sturen via het Peppol-netwerk of in een formaat dat voldoet aan de Europese norm EN16931. PDF, Word of Excel tellen niet meer als een "echte" factuur.
Wat moet je nu doen?
- Check of je onder de verplichting valt
- Zorg dat je software Peppol-ready is. Factureer je al met NumNum? Dan ben je al op weg. Zo niet, dan stap je best nu over.
- Communiceer met je klanten. Je mag geen gewone facturen meer sturen naar bedrijven die onder de verplichting vallen. Let op: ze mogen jouw papieren of pdf-factuur zelfs weigeren.
Peppol in NumNum
In NumNum is Peppol e-facturatie inbegrepen. Wij regelen je registratie op het Peppol-netwerk en je Peppol-adres. Je facturen komen recht in het boekhoudpakket van je klant, en aankoopfacturen die via Peppol binnenkomen, staan op één plek bij je uitgaven. Twijfel je of de verplichting voor jou geldt? Vraag het je boekhouder, die gratis meekijkt in je dossier, of contacteer ons.
