Seit dem 1. Januar 2026 ist die E-Rechnung für fast jeden belgischen Unternehmer Pflicht. Es gibt Ausnahmen, und vielleicht gehörst du dazu. In diesem Beitrag erklären wir es dir einfach: wer E-Rechnungen ausstellen muss, wer nicht, und worauf du achten musst, wenn du Kunden hast, die befreit sind.
Was ist eine E-Rechnung genau?
Wir sprechen hier nicht von einem PDF, das du deinem Kunden mailst. Eine echte E-Rechnung ist eine digitale Datei in einem festen Format (wie Peppol BIS 3.0), die automatisch von Buchhaltungssoftware verarbeitet werden kann. Die Rechnung geht direkt von deinem System in das deines Kunden, ohne Anhang.
Wer muss E-Rechnungen senden?
Ganz kurz:
- Alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen in Belgien
- Die Produkte oder Dienstleistungen an andere mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen liefern
- Und bei denen sich die Rechnung auf einen mehrwertsteuerpflichtigen Umsatz in Belgien bezieht
Arbeitest du also B2B und stellst Rechnungen mit MwSt. aus? Dann musst du umstellen. Die offizielle Erklärung findest du beim belgischen FÖD Finanzen.
Diese Unternehmen sind befreit
Es gibt vier große Ausnahmen. Erkennst du dich darin wieder? Dann bist du (vorläufig) von der E-Rechnungspflicht befreit.
1. Du befindest dich in einem Konkurs
Wurde über dein Unternehmen der Konkurs eröffnet? Dann musst du keine E-Rechnungen mehr senden oder empfangen.
2. Du hast nur eine belgische MwSt.-Nummer, aber keine feste Niederlassung
Hast du keinen festen Standort in Belgien (wie ein Büro, eine Werkstatt oder ein Lager)? Dann fällt die E-Rechnung für dich nicht in den Anwendungsbereich.
3. Du arbeitest mit einer MwSt.-Pauschalregelung
Bist du ein kleiner Unternehmer mit einer Pauschalregelung (z. B. in der Gastronomie oder Landwirtschaft)? Dann musst du noch nicht umstellen. Diese Regelung wird aber bis 2028 ohnehin abgeschafft.
4. Du erbringst nur befreite Leistungen (Art. 44 belgisches Mehrwertsteuergesetzbuch)
Denk an Ärzte, Versicherungsmakler oder Bildungseinrichtungen. Sie müssen keine E-Rechnungen senden, weil ihre Leistungen vollständig von der MwSt. befreit sind.
Achtung: Auch wenn du keine E-Rechnungen senden musst, musst du sie empfangen können
Seit Januar 2026 muss fast jedes Unternehmen mit einer belgischen MwSt.-Nummer auch E-Rechnungen empfangen können. Nur Unternehmen ohne feste Niederlassung oder im Konkurs entgehen dem. Sorg also dafür, dass deine Buchhaltung oder deine Rechnungssoftware darauf vorbereitet ist.
Darfst du noch ein PDF senden?
Nein, nicht wenn du unter die Pflicht fällst. Seit Januar 2026 musst du eine E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk senden oder in einem Format, das der europäischen Norm EN16931 entspricht. PDF, Word oder Excel zählen nicht mehr als "echte" Rechnung.
Was solltest du jetzt tun?
- Prüfe, ob du unter die Pflicht fällst
- Sorg dafür, dass deine Software Peppol-fähig ist. Stellst du deine Rechnungen schon mit NumNum aus? Dann bist du schon auf dem Weg. Wenn nicht, steigst du am besten jetzt um.
- Sprich mit deinen Kunden. Du darfst keine gewöhnlichen Rechnungen mehr an Unternehmen senden, die unter die Pflicht fallen. Achtung: Sie dürfen deine Papier- oder PDF-Rechnung sogar ablehnen.
Peppol in NumNum
In NumNum ist die Peppol E-Rechnung inklusive. Wir kümmern uns um deine Registrierung im Peppol-Netzwerk und deine Peppol-Adresse. Deine Rechnungen landen direkt in der Buchhaltungssoftware deines Kunden, und Eingangsrechnungen über Peppol kommen an einem Ort bei deinen Ausgaben an. Unsicher, ob die Pflicht für dich gilt? Frag deinen Buchhalter, der kostenlos Zugang zu deinem Konto hat, oder kontaktiere uns.
